‘Vergaderen’ is het pispaaltje van werkend Nederland. Kijk bijvoorbeeld eens bij managementboek of bol.com naar de bestverkopende vergaderboeken. Vaak geeft de titel de mening over vergaderen al weer: ‘vergaderen? niet doen!’ of nog erger: ‘vergaderen is dodelijk’.

En anders merk je het wel aan de retorische vragen waarmee de blurbjes beginnen: ‘woont u graag vergaderingen bij?’. Nee, natuurlijk niet, goed getrainde blurbjes-schrijver. Ik word er zelfs een beetje ongemakkelijk van, zoals ik ook ongemakkelijk wordt van het kijken naar Matthijs van Nieuwkerk op TV. Maar blijkbaar is het met vergaderen net als met DWDD: hoezeer je ook je best doet het te vermijden, je kunt er niet omheen.

Maar is het wel terecht dat vergaderen zo in het verdomhoekje zit?

Vergaderen = nuttig

Nee, natuurlijk niet, want vergaderen kan ook goed gaan. Dat je na een vergadering lichtvoetig weghuppelt en denkt: ‘Ja! Dat was nuttig!’. En er zijn allerlei manieren waarop dat kan, een nuttige vergadering hebben.

Zo kan je bijvoorbeeld ontzettend agile gaan planningpokeren – als je dat goed in de vingers hebt, weet je daarna als team precies wat je moet gaan doen en vooral hoe lang dat duurt.

Of je gaat brainstormen volgens de officiële brainstormregels – en je houdt je er ook écht aan. Als je dat doet, dan heb je binnen no-time een reeks van mogelijke oplossingen voor een groot probleem waar je team voor staat.

Of je belegt gewoonweg geen officiële vergadering met een ruimte en slappe koffie, maar spreekt gewoon met je team waar je ze toevallig tegenkomt: in de gang, in de kantine, op de werkvloer. Doe je zo’n walk and talk à la West Wing in een bedrijf waar ze ook aan ‘Lean’ doen, dan kun je het zelfs een mooie naam geven: de Gemba Walk. En dan wordt je als leidinggevende vaak heel inzichtgevend met de neus op de feiten van de werkvloer gedrukt.

Vergaderen = doel + mensen

De bovenstaande drie voorbeelden van goede, nuttige en zelfs – ja het kan! – leuke vergaderingen hebben veel gemeen. Ten eerste vermijden ze allemaal het woord ‘vergaderen’ of ‘vergadering’ alsof het de gepokte en gemazelde kinderen van een anti-vaccinatiemoeder zijn.

Ten tweede zijn het allemaal werkvormen die de twee hoofdingrediënten van elke vergadering optimaal op elkaar afstemmen: het doel en de mensen. Neem brainstormen als voorbeeld: verplaats de werkvorm in gedachten eens naar een andere setting, waar andere mensen in zitten die ook een compleet ander doel hebben, bijvoorbeeld de rechtszaal.

Dáár werkt de vergadervorm van ‘brainstormen’ helemaal niet. Stel je eens voor dat de rechter aan de verdachte vraagt: ‘OK, dus we zijn het erover eens dat u een Snicker heeft gestolen bij de kassa van de Albert Heijn en dat u straf verdient – laten we samen eens creatief brainstormen: wat is een passende straf?’ Of: ‘Laten we samen gaan planning pokeren om te bepalen hoe lang u in de cel moet’.

De verdachte maakt natuurlijk bezwaar, want zij deelt de aanname niet (dat ze een Snicker gestolen heeft, oftewel, dat er überhaupt een probleem is wat opgelost moet worden). Overigens, een beetje een vluggeestige verdachte beweegt natuurlijk direct mee en stelt als passende straf een vierweekse vakantie naar de Bahama’s voor, of zoiets.

Vergaderen kun je leren!

Dit voorbeeld laat zien dat goed vergaderen dus vooral een kwestie is van de juiste vergadervorm kiezen bij het doel en de mensen. Natuurlijk geven we daar ook training in, dus kijk vooral eens bij onze training Voortvarend Vergaderen en Voorzitten. Of huur een goede dagvoorzitter of gespreksleider.

Maar trek vooral ook de simpele basisles: als een vergadering niet goed loopt, dan ligt dat niet aan ‘het vergaderen’ als idee. Het ligt aan het schurend samenwerken van mensen zelf. En gelukkig kun je daar zelf dan ook veel aan doen.