Krachtschrijven met de kern voorop

Dit soort emails, ken je ze?

Hey even over die meeting voor aankomende donderdag, he. Kijk, mijn zoon had volleybal-les na school in de middag, maar ze hebben daar nu corona. En je weet hoe dat gaat, he, dan moeten ze dus allemaal thuis blijven, dacht ik. Tenminste, ik moet eigenlijk nog even opzoeken op de site van het RIVM wat nu de regels zijn – het verandert per minuut, haha! Anyway, ik ben dus even aan opa en oma aan het vragen nog of ze kunnen oppassen donderdagmiddag (die zijn geboosterd, dus dan kan dat toch?), maar ik heb geen idee of het lukt, dus wilde voor de zekerheid even vragen: kunnen we die meeting van donderdag dus verplaatsen?

Groetjes, je manager

Als jij dit soort emails ook krijgt, mail dan direct deze blogpost terug. Want bij deze schrijf ik, namens jou, het volgende aan je manager:

HOU. IN. VREDESNAAM. OP!

Waarom? Omdat dit soort emails één simpele, fundamentele regel voor zakelijke communicatie schendt. De regel is: Kern Voorop (KV). In goed Nederlands ook wel BLUF genoemd: Bottom Line Up Front.

Gebruik die regel eens om de bovenstaande email te herschrijven:

Hallo,

Ik wilde graag van je weten of we de meeting van aanstaande donderdag konden verplaatsen.

Dit is omdat er bij mijn zoon op school coronabesmettingen zijn vastgesteld, en ik nu niet meer zeker weet of ik hem thuis moet houden of niet. Ik probeer nog alternatieven te vinden, maar wie weet is het makkelijker als we deze vergadering nu alvast verplaatsen.

Zo, dat is al een stuk beter. Natuurlijk: nog niet perfect. Maar wel beter.

Dit simpele basisprincipe van KV is niet alleen hét recept voor goede emails. Het is ook het recept voor alle goede zakelijke memo’s, adviesrapporten en position papers. Dat is ook waarom het één van de belangrijkste tips is die we delen op onze incompany-cursus Scherp Schrijven van Position Papers en Memo’s.

Wil je ook weten hoe we jouw organisatie kunnen helpen om kort, bondig en scherp te schrijven? Lees dan meer hier of neem direct contact met ons op, via hier.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.