Hoe je je presentatie structuur geeft: een stappenplan

Een tijdje geleden gaven we je drie redenen waarom een goede structuur voor je presentatie belangrijk is. Maar we vertelden je toen nog niet hoe je dat dan precies doet: je presentatie structureren. Geen nood: dat komt nu.

Of je kijkt even naar deze mini-lezing van Kurt Vonnegut over verhaalstructuren. 

Een goede presentatie voorbereiden (of een goede beleidsnota, position paper of pleitnota – we hanteren zo’n beetje dezelfde stappen ook in onze schrijftraining, bijvoorbeeld) doe je stap voor stap.

Dus, voordat je nu je powerpoint of tekstverwerker opent, pak eerst pen en papier. Geef eerst je gedachten structuur, voordat je je tekst structuur geeft.

Bepaal je doel

Heb je eenmaal je pen en papier, schrijf dan eerst op wat je doel precies is. Met doel bedoel ik: wat wil je dat jouw publiek zegt, weet, vindt of doet met jouw verhaal?

What? Nobody summons this audience! – Then it pleases me to be the first…

Sta je er voor een lezing, dan wil je het publiek vooral vermaken en ze iets leren. Geweldig – wat precies? Kun je het in één zin samenvatten?

Moet je als adviseur of consultant je aanbevelingen verdedigen? Ook fantastisch – wat is de kern van je advies dan? Kun je dit ook in één zin samenvatten?

Schrijf een zin op met de volgende structuur:

“Als ik klaar ben, dan hoop ik dat [vul hier je publiek in] geleerd heeft dat/verbaasd is over/blij is met/direct de telefoon pakt om…/ ….”.

Let op: deze zin hoef je niet letterlijk uit te spreken tegen je publiek. Deze zin is niet wat we op onze mediatraining een ‘kernboodschap’ noemen. Een kernboodschap herhaal je juist wél regelmatig voor je doelgroep, in de hoop dat deze blijft hangen. De zin die je hierboven opschrijft mág je wel herhalen, maar het hoeft niet: het hangt af van de tactische situatie of je dat doet.

Denk bijvoorbeeld aan een tweedehands-autoverkoper: die heeft misschien in haar hoofd ‘vandaag ga ik aan dat stomme yuppenkoppel dat nu binnenkomt de lelijkste bak verkopen die ik maar heb, dan ben ik ook mooi van dat ding af’.

Als we het toch over tweedehands-auto’s hebben: dare to be stupid!

Dat werkt prima als doelzin, maar zo gauw de verkoopster deze zin hardop zegt tegen dat vriendelijke en knappe yuppenkoppel, kan ze de verkoop wel vergeten.

Bepaal de logische stappen

Stap nummer twee: leef je in je publiek in, en stel je voor dat jij je doel bereikt hebt. Dat yuppenkoppel heeft gretig je auto gekocht, het MT knikt uitermate tevreden over je aanbevelingen, je poëzie-publiek kirt en klapt in vervoering. Zie het eindresultaat voor je.

Dit bestaat dus gewoon: een vijf minuten durende video van een willekeurig publiek, mét staande ovatie aan begin en eind. Doe er je voordeel mee. 

Plaatje klaar? Mooi. Stel jezelf dan de volgende vraag:

Wat moet het publiek dan logischerwijs vinden en voelen om daar te komen? Let op: het gaat om zowel vinden als voelen: vinden gaat over de feiten, voelen over de gevoelens. Denk daarbij ook aan wat de juiste volgorde is.

Een voorbeeld: stel dát je een tweede-handsauto wil kopen van een chagrijnige verkoopster. Voordat jij je goede geld neerlegt, moet je het volgende gevonden en gevoeld hebben:

  1. Een probleem of kans: je merkt dat je er erg last van hebt dat je nu nog geen auto hebt. Je komt bijvoorbeeld nooit op tijd op je werk of mist al je Tinder-dates omdat je ernaartoe fietst. Ai! Was er maar een manier om daar sneller (en droger) aan te komen…
  2. Een oplossing: die manier is er! Dat is geheel toevallig de auto waar je nu naar kijkt: die is snel, heeft een dak en rijdt. Hard! En niet alleen dat: kijk eens hoe mooi de bekleding van binnen is…hoor eens hoe die motor lekker vroem-vroem-vrrrrrrrt! Lekker zit-ie, he?
  3. Een trigger: En ho! Unieke kans! Alleen vandaag, maar echt: alleen vandaag krijg je er een fikse korting bij. Omdat jij het bent, omdat ik het ben, en omdat wij hier zijn. Dus beslis nu!

Als je eigen creativiteit je hier in de steek laat, hebben we goed nieuws: het wemelt van de standaardstructuren die bij allerlei doelen passen. In de wereld van de fictie is natuurlijk Joseph Campbells ‘The Hero with a Thousand Faces’ bekend. Hierboven zag je al Vonneguts verhaal over ‘Man in the Hole’ als de standaardstructuur. Een andere aanpak is die van de onlangs overleden Christopher Booker, die stelde dat er maar zeven ‘basisverhalen’ zijn.

Kijk, hier leggen ze Bookers zeven verhalen in iets van een uur uit. 

Maar ook in de wereld van de non-fictie zijn er flink wat standaardstructuren. Of je nu de piramide-aanpak volgt, of de AIDA-methode of behavioral design: het zijn allemaal standaardstappen voor een verhaal.

Jouw taak: schrijf de stappen die je moet en wil nemen op, in de juiste volgorde. Schrijf de stappen op als korte zinnen of vragen. Je kunt ze zelfs ordenen in een ‘storyboard’. Hou het kort en bondig. Check ze: is dit echt alles wat je wilt zeggen? Zeg je iets teveel? Formuleer je de stappen goed, zo?

Werk de stappen uit

Je gaat een laag dieper nu: elke hoofdstap die je hierboven hebt beschreven, werk je ander uit. Dat wil zeggen: werk ze uit tot je een concreet, goed onderbouwd ‘argument’ hebt voor de hoofdstap.

Je kunt natuurlijk oneindig ver doorgaan met onderbouwen. Maar doe dat maar niet: wat is de efficiëntste en effectiefste manier om die stap samen te nemen met je publiek? En sterker nog: in plaats van het logisch sluitend te maken, kun je het beeldend maken? Als in show, not tell? Geef hier de voorkeur aan meer voorbeelden, vergelijkingen en anekdotes om je punt helder te maken dan aan meer feiten, cijfers en analyse.

Signaleer die stappen

Je hebt nu bijna al een gehele tekst klaar voor een pitch, speech of presentatie. Zie je hoe makkelijk het eigenlijk is, een goede structuur aan je verhaal meegeven? Easy-peasy.

Maar: in de uitvoering moet je die structuur ook laten horen, vooral als je presenteert. Op schrift (en eigenlijk ook in powerpoint) hoeft dat niet, omdat de structuur al uit de vormgeving zal blijken: een voorwoord en een inleiding komen vooraan, een conclusie aan het eind, duh.

Maar voor spraak geldt dus dat je het wel moet signaleren. Gebruik zinnen als landkaarten: “Ik ga het eerst hebben over…, ten tweede zal ik laten zien hoe…, ten derde zal blijken hoe…”. Of maak bruggetjes: “Ik heb u inzicht gegeven in het probleem, laten we nu eens kijken of we een oplossing kunnen verzinnen”. Of maak die bruggetjes met retorische vragen: “Dit waren de voordelen van een hybride auto, maar nu vraag je je vast af: zijn er ook nadelen?”.

Dat was het!

Zo simpel is het: we zijn van een groots, precies geformuleerd en abstract doel helemaal naar het detailniveau van structuurzinnen gegaan. En zo makkelijk is het dus, om een goede structuur voor je verhaal te verzinnen. Je hoeft het alleen maar te doen. Succes!

 

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *