Er gaat geen dag voorbij of je stelt jezelf deze vraag wel eens:  waarom vergader je? Waarom zit je hier? Wat heb je toe te voegen aan wat verder ook een zinloze exercitie lijkt?

En het goede nieuws: dat zijn precies de goede vragen om te stellen!

Slechte redenen voor een vergadering

Hier zijn een aantal slechte redenen om te willen vergaderen:

• We hebben altijd klokslag tien uur op maandagochtend deze vergadering
• Ik ben benieuwd naar de update van Collega X
• Ik wil graag de input horen van diezelfde Collega X
• Ik heb draagvlak nodig van diezelfde mysterieuze Collega X voor mijn voorstel om te…
• Ik moet mijn gezicht hier even laten zien zodat mijn manager, Collega X, onder de indruk raakt van mijn uiterst doordachte bijdragen
• Ik heb op mijn jaargesprek van HR te horen gekregen dat uit mijn 360-graden bleek dat ik mezelf wel wat meer mag laten horen, dus nu gaan ze het krijgen ook!

En zo zijn er nog talloze andere slechte redenen voor een vergadering. Maar wat ze allemaal verenigt is dit: ze vormen allemaal geen antwoord op de vraag: ‘waarom zijn deze mensen hier vandaag bij elkaar?’

En zonder zo’n goede reden zitten er mensen aan tafel die niks te brengen of niks te halen hebben, simpelweg omdat ze geen idee hebben wat er dan te brengen of te halen zou zijn.

Vergelijk een vergadering zonder duidelijke reden als een potje voetbal, waarbij de doelen zijn weggehaald. OK, je hebt nu twee teams tegenover elkaar staan, elk een ander hesje aan. Maar nu? Ze ballen wat heen en weer omdat ze dat nu eenmaal goed kunnen, maar waarom?

Goede vragen voor je gaat vergaderen

Voorkom dus een saaie, mislukte en doelloze vergadering. Stel jezelf vooraf altijd deze vragen:

• Wat is het doel van de vergadering – makkelijker gezegd, als deze vergadering is afgelopen, wat is er dan veranderd in het denken of doen van de deelnemers?
• Wat heb ik te halen? Kunnen de andere deelnemers in de vergadering mij helpen om mijn denken of doen te veranderen in de gewenste richting? Of is er een andere, betere manier denkbaar dan een vergadering?
• Wat heb ik te brengen? Hoe kan ik het denken of doen van de andere deelnemers veranderen in de gewenste richting? Of is er een andere, betere manier denkbaar dan een vergadering?

Het antwoord op deze drie vragen bij elkaar brengt je dichterbij de enige goede reden om een vergadering bij te wonen: dat jullie samen een doel hebben en dat op deze manier dichter bij elkaar willen brengen.

Als je op één of meer van deze drie vragen geen voldoende inspirerend antwoord heb, weiger deze meeting request in je Outlook dan. Subiet. Want je weet: ga je er toch naartoe, dan verveel je je weer de moeder. Weer anderhalf uur verspild.

Krijg je dan op hoge poten een mailtje van je baas terug met ‘???’, zeg dan maar dat het mocht van AD REM Debat & Strategie. Of stuur je baas de link naar onze cursus Voortvarend Vergaderen en Voorzitten.

Tags: vergaderen