Hoe ‘small talk’ je vergadering verkloot, maar je bedrijf redt
Het is de grootste frustratie van iedere baas: roep je team bij elkaar voor een vergadering en voor je het weet zitten iedereen uren te teuten over de kwaliteit van de koffie vandaag, wat er dit weekend gebeurde en wat er volgend weekend te gebeuren staat.
Ik doe eens een keer een andere Duitser die veel ‘nein, nein, NEIN’ zegt
Nee, nee, nee, nee! Waar is de aandacht voor het werk? De focus op de doelen? Waarom kunnen de medewerkers niet direct aan de slag en niet zo zeuren/roddelen/kwebbelen over alles wat los en vast zit?
Nou, beste baas – omdat je medewerkers geen robots zijn, maar mensen.
Manieren om ‘small talk’ de kop in te drukken
Elke vergadertraining en elk vergaderboek staat bol van de tips en trucs om vergaderingen efficiënter te doen verlopen – inclusief onze vergadertraining. Dit zijn powertips zoals:
- Bepaal voorafgaand aan de vergadering duidelijk het doel en de agenda
- Nodig alleen die mensen uit die noodzakelijk zijn voor het doel, nooit meer en liefst minder
- Spreek vooraf een duidelijke tijdsplanning en werkwijze af en hou iedereen daaraan
Supergoede tips – helemaal voor een conference call!
En dit soort tips en trucs moet je ook zeker toepassen. Als een vergadering gaat over een herziening van het HR-beleid heeft het weinig zin je marketeers er en masse bij te betrekken. Gaat de vergadering over nieuwe marketingplannen, dan is een uitgebreide bespreking van hoe goed de kroost van iedere aanwezige afgelopen weekend voetbalde, inderdaad off-topic.
Waterbedeffect
Maar met dit soort technieken is het net als met minder eten om af te vallen: doe het met mate. Want wat gebeurt er als je het overdrijft? Juist: je lichaam komt in opstand en voor je het weet jojo je jezelf tien kilo dikker dan je was. Typisch waterbedeffect: je duwt op één plek en elders komt het omhoog.
Ditzelfde geldt voor de neiging om small talk de kop in te drukken op het werk: duw te hard en het komt op allerlei plekken twee keer zoveel terug. Bijvoorbeeld: iedere ‘teamleader’ van een groeiend bedrijf heeft wel eens geprobeerd om de lunch ‘productiever’ te maken. Dan ‘nodigt’ de baas een medewerker ‘uit’ om een mini-lunchlezing te houden voor de broodjes-kaas-kauwende collegae. Logisch, want zo’n lunch is anders toch ook alleen maar een beetje herkauwen, toch?
Klassieker, Thea. Dit. Is. Werk. THEA.
En vrijwel iedere teamleader is erachter gekomen dat dit een gek gevolg had: in de middag ná die lunchlezing kreeg vrijwel niemand meer iets gedaan, omdat iedereen óf zat na te praten over die kekke presentatie van je, óf liever even uit het raam staarde, óf liever met elkaar inspirerende huddle-sessies zat te houden over de aankomende vaderdag.
Anders gezegd: de medewerkers deden precies datgene wat de baas wilde voorkomen: small talk, maar dan op een andere plek en andere tijd.
De functie van small talk
Die onuitroeibaarheid van small talk wijst erop dat het een belangrijke functie heeft. Small talk, ‘gewoon een beetje kletsen’ in goed Nederlands, doet een aantal dingen binnen je bedrijf. Zoals:
- Het motiveert mensen door de onderlinge sociale band te versterken
- Het maakt mensen creatiever door ze even ‘uit’ de eigen werktunnel te halen
- Het maakt mensen effectiever door ruimte te bieden voor informeel leren
Cuuuuuuuuuuuuuuute! En nuttig ook dus, blijkbaar
We kunnen nu uitgebreid wel de wetenschappelijke literatuur erbij gaan halen. Dan zouden we misschien bij bekende evolutionair psycholoog Robin Dunbar kunnen beginnen en hem laten uitleggen dat ‘roddelen’ eigenlijk onze variant is van wat chimpanzees doen met ‘vlooien’.
Maar misschien kunnen we het beter wat concreter maken. Zo lazen we via Blendle in de Nieuwe Revu gisteren een indrukwekkend, hilarisch en inspirerend stuk uit een aankomend boek van Sander Aarts, onze eigen Nederlandse James Bond.
Want wat lazen we daar? Blijkbaar geldt voor onze commando’s precies datgene wat ik hier beweer: ze werken beter als er ruimte is voor ongein. Hoe hoger de werkdruk, hoe meer flauwe grappen: van knijpen in je ballen tot je Mr. Monkey Brain ziet (WTF? Echt: lees het verhaal) als een missie even een beetje ingewikkeld wordt, tot lachen-gieren-brullen om de potjes en pannetjes op je hoofd als de mortieren om je heen inslaan.
Een dag niet gelachen…
Wat kun je hier nu mee als baas?
Het is echt afgrijselijk, maar de tegeltjeswijsheid ‘een dag niet gelachen…’ (ik weiger hem echt af te typen. Ik zie de Delfts-blauwe tegeltjes op de WC van mijn oma alweer voor me. Ik doe het niet. Echt. Niet.) is hier het perfecte recept.
Dus: zorg ervoor dat je team onderling lol kan hebben. Dat er ruimte is voor een grapje (goedbedoeld natuurlijk: het moet geen pesterij worden) en een beetje afleiding. Dat kán op de vergadering, maar net zo goed ook tijdens de lunch, voor de printer of rondom de koffie-automaat.
Hou het wel gezellig, he. Allemachtig.
En misschien verlies je zo een klein beetje efficiëntie van een vergadering op de korte termijn, maar onthoud: je krijgt er een socialer, creatiever en effectiever team voor terug op de lange termijn.