Hoe krijg je zwijgers op een vergadering aan het praten?
We hebben het laatst gehad over veelpraters over een vergadering. En hoe je die effectief kan kalt stellen. Nou ja, bij wijze van, he.
Maar hoe zit dat met de andere kant: de zwijgers op een vergadering. Hoe betrek je die erbij als voorzitter? Ook daar zijn weer technieken voor. Hieronder lees je er een handvol.
Gooi ze uit de vergadering
OK, die subkop klinkt heftiger dan ik bedoel. Wat ik bedoel is dit: soms heeft iemand een hele goede reden om te zwijgen tijdens de vergadering. Namelijk: ze hebben over dit onderwerp helemaal niks te zeggen.
Bijvoorbeeld: je zit net lekker met je team te scrummen en dan komt er ineens een geheel andere product owner bij zitten. Wat doet die gast hier? Nou ja, niks dus.
Of je bent als oppositie-raadslid lekker met je fractie aan het voorbereiden hoe je het college nu eindelijk eens goed inhoudelijk het vuur na aan de schenen gaat leggen, en dan komt er ineens een wethouder bij zitten. Of een willekeurig lid van een coalitie-fractie. Wat doen die hier? Nou ja, niks dus.
Als je goed hebt opgelet bij onze vergadertrainingen, dan weet je al dat je scherp moet zijn op wie er in je vergadering zit. Effectief vergaderen = doel + mensen, immers.
En een verantwoordelijke vergaderdeelnemer stelt zichzelf vooraf ook al de vraag wat zij te halen en/of brengen heeft. Die weigert de meeting request dan gewoon als het antwoord niet tevreden stelt.
Maar voor die enkele keer dat er toch iemand in de vergadering zit die daar niet hoorde te zitten: aarzel geen seconde en verzoek ze vriendelijk weg te gaan. Zeg dan niet: “Je bent overbodig”, want dat is niet leuk om te horen. Zeg liever: “Jouw tijd is ontzettend waardevol – echt te waardevol om hier en nu te verspillen”.
Maak het veilig voor verlegen mensen
Soms vinden mensen het onprettig om zich uit te spreken in groepsverband. Dat kan de klassieke verlegenheid zijn: een variant van spreek- of podiumangst. Er kan ook een andere vorm van zelftwijfel spelen. Dan vraagt iemand zichzelf af: “Ja, wie ben ik nou helemaal om hier een mening over te hebben?”.
In beide gevallen is jouw taak als voorzitter: maak het veilig. Zorg dat de zwijger zich veilig voelt. Daar begin je al mee nog voor je de zwijger het woord wil geven: laat jij het toe wanneer de ene collega de andere collega een sneer geeft omdat hij de laatste transitie niet goed gemanaged heeft? De zwijgende derde collega kijkt dan wel goed uit om zich nog bloot te geven.
Als je een veilige sfeer hebt, kun je de zwijger ook direct het woord geven. Doe dat met bemoedigende woorden, open vragen en een vriendelijke glimlach. En als de collega er even niet uitkomt: ook prima, vraag het dan later maar weer eens.
Net zo belangrijk trouwens: de veelpraters af en toe de kop indrukken. Sommige nadenkende mensen hebben gewoonweg wat meer tijd nodig om hun gedachten goed te formuleren. Dwing bij de extraverte motor mouth wat rust af, dan kan de introvert er ook eens tussenkomen.
Een specifieke variant van dit soort verlegenheid is de politieke verlegenheid. Van het kleren-van-de-keizer-soort, dat niemand durft te zeggen tegen de baas dat hij toch echt maar beter géén filiaal in Hong Kong kan oprichten.
Als dit soort politieke onveiligheid wijd verspreid is, moet je direct de bedrijvendokter bellen (bijvoorbeeld ons, natuurlijk). Want in dat geval is er een rotte bedrijfscultuur waarin ego’s de overhand hebben over de inhoud. En dat los je niet op door één interventie in één vergadering.
Scheer de snordrukkers
Tja, zo’n tussenkop leest beter als deze allitereert, he?
Nu zijn er ook vergaderdeelnemers die de snor drukken. Die hebben de stukken niet gelezen, hebben geen ideeën voorbereid, weten niet waar het precies over gaat. Die mensen moet je confronteren. Of eigenlijk beter gezegd: motiveren om het de volgende keer beter te doen.
Als het de eerste keer is dat iemand verstek laat gaat, en er zit een goede reden achter, dan kun je het misschien het beste oplossen met een één-op-één-vraag na afloop van de vergadering. Pas als iemand echt overduidelijk blijk geeft van onwil en/of incompetentie, kun je voorzichtig beginnen met iemand iets directer aanspreken.
Hanteer daarbij natuurlijk wel de feedbackregels: houd het bij observaties en houd het bij jezelf. Begin niet met verwijten en eindig wél met suggesties voor verbetering.
Gelukkig komt dit soort situaties maar weinig voor: meestal is iemand gewoon niet relevant voor die vergadering, en dan is zij maar wat blij als jij zegt: “weet je, jouw tijd is te waardevol”. Of net zo vaak is iemand gewoon wat minder extravert en assertief dan de rest. En dat mag ook gewoon! Creëer een veilige sfeer en voor je het weet durft iedereen zijn of haar zegje te doen.