Je hebt maar drie kwartier voor de aankomende meeting en je ziet er nu al tegen op: die Van Dam van accounting zit er ook weer bij. Die staat er om bekend dat als hij eenmaal begint met praten, hij dan nooit meer ophoudt. Maar dan echt nooit.

Hoe kap je zo iemand af? Drie manieren:

Maak van de tijd je vriend

Je hebt maar drie kwartier. Dat is bizar weinig. Gebruik die tijd in jouw voordeel. Dit doe je door de vergadering al te openen door hier op te wijzen: “top dat jullie er allemaal zijn, we hebben helaas maar drie kwartier om te beslissen of we moeten uitbreiden naar Noord-Brabant, dus laten we onze bijdrages kort houden en dan snel stemmen over de ideeën, akkoord?”

Ook collega Van Dam zal braaf knikken bij de opening. Boem! Daar heb je hem te pakken. Want zo gauw hij toch begint met doordraven, kun je zijn akkoord op die opener gebruiken.

Jij wil voorbeeldzinnen? Dan krijg je voorbeeldzinnen:

• ‘Sorry dat ik inbreek, maar met het oog op de tijd…’
• ‘Helaas, omdat we nog maar een half uur hebben…’
• ‘De tijd is kort, dus met jouw welnemen wilde ik eigenlijk…’

De crux in deze zinnen is altijd: zeg iets als ‘sorry’, gebruik tijd als argument om af te kappen en geef iemand anders het woord.

Gebruik het proces

Wie zitten er in je vergadering? En waarom?

Als het goed is, heeft iedereen aan tafel een bijdrage te doen. Heb je niks te zeggen in een vergadering, dan moet je er niet zijn. Huppa, de deur uit!

Maar als iedereen aan tafel inderdaad een bijdrage heeft te doen, dan heeft dat een belangrijk gevolg: je wil in principe iedereen dan ook ongeveer evenveel zendtijd geven, afhankelijk van het doel van de meeting natuurlijk. Dit is dus een soort democratisch ideaal in je alledaagse vergadering: geen gezeik, iedereen gelijk(e spreektijd).

Neemt Van Dam meer spreektijd op dan de rest, gebruik de rest dan om het gelijk te trekken. Hiervoor is belangrijk als voorzitter dat je ook echt in de gaten houdt wie het meeste praat. Turf mee met elke beurt en dan heb je genoeg munitie om iemand kort te houden.

Voorbeeldzinnen? Voorbeeldzinnen:

• ‘Interessant en ik ben ook benieuwd wat Dekkers namens HR hierover te zeggen heeft…’
• ‘Wel zo netjes in het proces als we de andere kant ook horen, dus wat vindt Dekkers hiervan?’
• ‘Ja, ok, dat is een punt, iemand anders daar een reactie op?’

De truc hier is om jouw interruptie met een soort van compliment te starten en dan razendsnel iemand anders aan te wijzen. Dat maakt de derde voorbeeldzin hierboven gelijk al minder sterk, want je wijst niemand aan.

Stuur op de inhoud

Dit is de op-één-na-gevaarlijkste manier om iemand af te kappen. Waarom? Omdat jij als voorzitter je nu gaat bemoeien met de inhoud. En dat wil je niet: een goede voorzitter is juist inhoudelijk neutraal. Wees er dus voorzichtig mee en grijp dus alleen indirect op de inhoud mee: bijvoorbeeld als Van Dam zich herhaalt, iets korter kan zeggen of een inhoudelijk soort bijdrage doet wat niet past bij het doel van de meeting.

Voorbeeldzinnen, ja ja:

• ‘Dat punt hebben we al gehoord, heb je nog een nieuw bezwaar?’
• ‘Kort samengevat zeg je dus…’
• ‘We zoeken vandaag eigenlijk meer naar nieuwe ideeën in plaats van kritiek op bestaande ideeën. Heb jij nog een nieuw idee?’

Je voelt al aan dat deze manier van afkappen sneller ruzie oplevert. Probeer het dus zo respectvol mogelijk te zeggen. Mede daarom vraag je aan het eind van deze techniek ook weer aan de langspreker of hij een inhoudelijk passender bijdrage kan doen.

Bonus: (niet) op de man spelen

Hierbij dan nog wat manieren die je vooral niet moet gebruiken om iemand af te kappen. Deze laten zich allemaal samenvatten als ‘op de man spelen’. Let op: dit soort zinnen moet je dus vermijden. Doe het niet. Tenzij je graag ruzie wil met Van Dam.

Voorbeeldzinnen:

• ‘Kun je nu eindelijk eens een keer to the point komen?’
• ‘Allemachtig zit niet de hele tijd onze tijd te verprutsen joh’
• ‘Jajaja, dat verhaal kennen we nou wel’

Dit soort zinnen staan ook wel bekend als ‘komma-SUKKEL’-zinnen. Dat wil zeggen dat je er makkelijk een komma en het woord ‘sukkel’ achter kunt zetten. Zo wordt de onderliggende toon van de zin een stuk duidelijker:

• ‘Kun je nu eindelijk eens een keer to the point komen, SUKKEL?’
• ‘Allemachtig zit niet de hele tijd onze tijd te verprutsen joh, SUKKEL’
• ‘Jajaja, dat verhaal kennen we nou wel, SUKKEL’

En dit maakt gelijk duidelijk waarom je dit soort zinnen nooit moet gebruiken om iemand af te kappen: ongeacht of iemand daadwerkelijk een sukkel is of niet, je wil uiteindelijk dat deze persoon met je meewerkt. Jaag je iemand op de kast, dan werken ze niet mee.

Voilà, een paar simpele zinnen om het kort te houden. Succes met de vergadering! En lukt het niet om hem binnen de tijd te houden? Klop dan even bij ons aan voor de training vergaderen en voorzitten.

 

 

 

 

Tags: commissievergadering gemeenteraad gemeenteraadsvergadering raadsvergadering vergaderen voorzitten