Hoe kies je doelgerichte vergadervormen?
Iedereen en zijn moeder heeft een hekel aan vergaderen. En terecht: de meeste vergaderingen waar je in zit duren te lang en zijn nutteloos.
Je had die tijd kunnen gebruiken om een data-analyse af te maken. Of naar een klant te gaan. Of je had die tijd kunnen verspillen aan die ándere nutteloze bezigheid in het werkend leven: je email bijwerken.
Zonde!
En dat terwijl er een simpel recept is om je vergadering korter te laten duren. Benieuwd wat dat recept is?
Op ieder potje past een dekseltje
Een mooi Nederlands gezegde, maar niemand staat echt stil bij de betekenis van dit traditionele spreekwoord. Natuurlijk, de metafoor is snel begrepen: probeer niet het blikken deksel van je hipster-pindakaaspotje op je familiepot Duo Penotti te schroeven.
Past niet. Duidelijk?
Maar hoe passen we deze fundamentele wijsheid toe op onze vergaderingen? Wat is hier het spreekwoordelijke potje, wat het dekseltje? En wat zit er ín die pot?
Simpel: het potje is het doel van de vergadering, en het deksel is de werkwijze. Of andersom: zo nauw luistert zo’n vergelijking nou ook weer niet. Het gaat erom dat het bij elkaar past, snappez-vous – de werkwijze en het doel van de vergadering dus. En als dat zo is, dan bespaar je onder andere op:
- Tijd van de deelnemers
- Energie van de deelnemers
- Besluitvaardigheid van de deelnemers
En: wie wil dat niet?
Maar hoe doe je dat dan?
Nou, net zoals bij de ontbijtafel met je potjes pindakaas in de ochtend: eerst even kijken voor je iets ergens opschroeft. Kijk, denk, doe als volgt:
Bekijk wat het doel is
Waarom komen deze mensen bij elkaar? Wat moet er uit de vergadering komen? Als ze opstaan en elkaar hartelijk lachend op de schouders slaan, wat zeggen ze dan? Wat voelen ze? Wat doen ze anders dan dat ze anders hadden gedaan?
Voor veel communicatie-uitingen geldt dat ze één van de volgende drie hoofddoelen hebben:
- Informeren: kennis overdragen
- Motiveren: een gevoel overdragen
- Activeren: tot actie overgaan
Natuurlijk zijn er veel meer doelen mogelijk. En natuurlijk kan een vergadering ook meerdere doelen hebben. Maar toch: denk na wat het hoofddoel dan is. Prioriteer. Maak keuzes: waar gaat het in de kostbare tijd die jullie gegeven is, écht om?
Bedenk welke werkwijze daar bij past
Teams lopen vast in standaardvergaderpatronen. We zeiden het eerder al eens over de alomtegenwoordige ‘rondjes en termijnen’ in gemeenteraadsland: doe dat niet! Er is meer mogelijk dan alleen maar iedereen één voor één het woord geven. Bijvoorbeeld:
Laat een deelnemer voor vijf minuten zonder interrupties iets presenteren. Daarna moet hij/zij tien minuten vragen beantwoorden. Ideaal om één van meerdere opties kritisch te onderzoeken, voordat je eroverstemt.
Wijs één deelnemer aan die voor een voorstel is, één die tegen is, en laat ze het tegen elkaar opnemen in een ‘vragenvuur’ of ‘gereguleerd debat’. Ideaal om de voors en tegens van een idee eens goed op tafel te leggen.
Een klassieker: de brainstorm, waarin iedereen voorstellen mag doen om een probleem op te lossen, zónder kritiek en discussie. Persoonlijk vind ik dat deze te vaak, te veel wordt gebruikt, maar als je de creatieve sappen van je team wil laten stromen zonder nog iets vast te leggen of te beoordelen, werkt dit ideaal.
Kortom: het stikt van de werkvormen voor vergaderingen, en als je ook maar een beetje de moeite neemt om erover na te denken, verzin je zo de werkvorm die past bij je hoofddoel.
Doe die werkwijze dan ook
Maar dan de crux: de praktijk na de theorie. Want vaak denken mensen voorafgaand aan een vergadering hier wel kort over na, maar vergeten ze het toe te passen. Wel doen he!
Hier is hoe je dat doet: je moet bij het begin van een punt/de vergadering expliciet benoemen wat volgens jou het doel is, daar akkoord op vragen, dan expliciet een werkwijze voorstellen, en daar óók akkoord op vragen. Dat ‘klinkt’ bijvoorbeeld zo:
- “Doel van dit punt is dat we een besluit nemen over een wijziging van het bestemmingsplan”
- “Is iedereen het daar mee eens?”
- “En ik stel voor dat we dan eerst een minuut of tien de argumenten vóór horen, daarna voor tien minuten de argumenten tegen, en dan na een korte schorsing gaan stemmen”
- “Als daar geen bezwaar tegen is, zullen we daar dan maar mee beginnen?”
Misschien heb je in je hoofd dat er iets anders moet gebeuren: dat je bijvoorbeeld eerst een spreker voor, dan een spreker tegen het woord geeft, en dan afwisselt in standpunten totdat iedereen geweest is.
Of misschien dat je eerst wil peilen óf er wel meningsverschil is in zo’n politieke vergadering. Onoverbrugbaar meningsverschil hoort een beetje bij een politieke vergadering – als het er niet is, kun je eigenlijk net zo goed direct gaan stemmen.
Of misschien zie je zelfs wel ‘rondjes en termijnen’ voor je. Dan heb ik weer medelijden met je – maar ook hiervoor geldt: heel soms is het juist wél de meest passende werkwijze.
Wat je ook voor je ziet als werkwijze, het maakt eigenlijk niet uit: als het doel en de werkwijze maar bij elkaar passen. In jouw hoofd en het hoofd van de ándere deelnemers.
Dan is het goed.