Er zijn zoveel meer schrijftools dan Microsoft Word

scherp schrijven

Microsoft Word is overal. Wie een sollicitatiebrief schrijft, doet dat vaak in MS Word. Scholieren leren hun essays te bluffen in MS Word. En veel professionals bij de overheid en in het bedrijfsleven schrijven hun onderzoeks- en adviesrapporten in MS Word.

Vandaar dat veel mensen zich wild schrikken als ze horen dat ‘echte schrijvers’ in eerste instantie juist niet in MS Word schrijven. Het Microsoft-programma is zó alomtegenwoordig, dat het welhaast synoniem is geworden met ‘digitaal schrijven’. Vergelijk het met het woord ‘Luxaflex’, of beter nog: het werkwoord ‘googlen’: online zoeken is zodanig synoniem geworden met die ene zoekmachine, dat we de merknaam van die ene zoekmachine gebruiken voor de generieke handeling. De enige reden dat we nog steeds ‘schrijven op de computer’ zeggen, en niet ‘Microsoft Word-en’, is omdat het niet lekker bekt.

Maar: waar schrijven die ‘echte schrijvers’ dan wel in? En waarom? En gebruiken ze helemaal nooit Microsoft Word? En wat kan iemand die schrijven ‘erbij’ doet voor haar werk, leren van die ‘echte schrijvers’?

Wij geven schrijftrainingen aan onder andere:

Een steevast gespreksonderdeel bij enkele van onze schrijftrainingen is geworden: in welk software-programma schrijf ik? Meestal is dat Microsoft Word, maar eigenlijk is dat helemaal geen goed idee, want:

Kies het juiste instrument voor een taak

Een bekend gezegde, van de psycholoog Abraham Maslow: wie alleen maar een hamer heeft, neigt ernaar elk probleem als een spijker te zien. Dat levert problemen op: probeer maar eens een kip te garen door er op te slaan. Dit is theoretisch wel mogelijk (want kinetische energie laat zich omzetten in warmte), maar behoorlijk onpraktisch, zoals dit experiment van een willekeurige en vastberaden YouTuber laat zien:

Wat geldt voor het garen van kip, geldt ook voor het schrijven van een onderzoeks- of adviesrapport: hoewel het theoretisch mogelijk is om alle onderdelen van het schrijfproces te verrichten in Microsoft Word, is het wel behoorlijk onpraktisch. Het verschil tussen het garen van kip en het schrijven van een rapport is alleen wel: de meeste mensen hebben geen idee van twee dingen:

1. Welke onderdelen van het schrijfproces er zijn
2. Welke instrumenten beter werken dan die ene figuurlijke hamer die ze hebben

Te beginnen bij de onderdelen van het schrijfproces: elders leggen we uit dat elk schrijfproces altijd uniek is, maar dat er wel regelmatig terugkerende onderdelen in te herkennen zijn. We benadrukken daar ook dat het een grote frustratie is voor iedereen die schrijft, dat die onderdelen van nature niet ‘als vanzelf’ in een logische, chronologische volgorde verlopen. Het weerbarstige menselijk denken is te creatief om zich te laten vangen in een simpel stappenplan. Maar als we toch een stappenplan moeten opschrijven, dan ziet het er ongeveer zo uit:

1. Opdracht formuleren
2. Onderzoek doen
3. Structureren
4. Schrijven
5. Redigeren
6. Vormgeven
7. Publiceren

Deze onderdelen zijn vaak terug te herkennen in élk schrijfproces: van de nieuwste politieke thriller van Yvonne Doorduyn, via het jongste adviesrapport van McKinsey tot een wetenschappelijke paper in Nature.

En wat wil nou het geval: eigenlijk is Microsoft Word voor maar één (1!) van die zeven onderdelen de meest geschikte tool. Dat onderdeel is: ‘redigeren’. Voor redigeren heeft Microsoft Word handige functies, zoals ‘track changes’, ‘opmerkingen toevoegen’, en ‘ingebouwde spellcheckers’, die het redactieproces stukken efficiënter maken. Er zijn concullega’s van Microsoft die dat ook allemaal doen, bijvoorbeeld Google Docs. Google Docs heeft het zelfs een beetje verbeterd, door het makkelijker te maken om met meerdere schrijvers tegelijkertijd in één document te kunnen schrijven via de browser – maar dat brengt weer privacy-kwesties met zich mee, want: waar stáát dat document dan, en hoe zit het met de verificatie en authenticatie van iedereen die aan de tekst bijdraagt?

Andere instrumenten

Maar welke instrumenten zijn dan geschikter voor die andere zes onderdelen van het schrijfproces? Hier een greep uit een aantal alternatieven voor verschillende onderdelen.

Voor vormgeving: het beste is het om een grafisch ontwerper te huren voor de vormgeving van een tekst. Die zijn er na zo’n beetje veertig jaar monopolie van Microsoft Word aan gewend dat schrijvers hun tekst naar hen toesturen als een Microsoft Word-attachment via email of via een bestand-delen-instrument zoals WeTransfer. Dan mopperen ze wat op Microsoft Word, en gieten ze de tekst in hun eigen vormgeefprogramma. Dat is meestal Adobe Indesign, maar soms ook nog QuarkXPress. Een die-hard open source fanaat probeert het in Scribus en iemand in de theoretische natuurkunde, theoretische computerwetenschappen oftheoretische wiskunde doet het in LaTeX. Microsoft weet zelf ook dat Microsoft Word niet handig is voor vormgeving, en heeft daarom Microsoft Publisher gelanceerd, maar te weinig mensen hebben zin om nóg meer bij te dragen aan hun monopolie, dus daar wordt niet enthousiast gebruik van gemaakt.

Voor de opdrachtformulering: mensen die voor hun werk het schrijven ‘erbij’ doen, worstelen hier vaak mee: hoe krijg je helder wat een opdrachtgever precies wil, hoe zorg je ervoor dat de opdrachtgever buy-in gééft, en blijft geven gedurende het proces, en hoe hou je een heel schrijfteam betrokken bij de opdracht? De oplossing is: voortdurend, veel en vaak communiceren tussen alle betrokkenen. En dat doen we tegenwoordig met email en berichten-apps enerzijds, en met projectmanagement-software anderzijds. Email en berichten-apps hebben de meeste mensen al, en projectmanagementsoftware krijgen we vaak via ons werk. Helaas is dat ook maar al te vaak weer een Microsoft-product, namelijks: Teams.

Microsoft heeft haar bijna-monopolie in Office-producten gebruikten om ons allemaal ook Teams door de strot te duwen, maar iedereen weet dat Teams zo’n beetje het slechtst mogelijke platform voor team-communicatie is. Slack, Asana, Monday en mijn persoonlijke favoriet: Notion zijn veel handiger voor team-coördinatie.

Voor onderzoek doen en structureren: Het kenmerk van ‘onderzoek doen’ en ‘structureren’, is dat beide onderdelen veel ‘probeersels’ hebben. Een beleidsadviseur probeert eerst een paar alinea’s te schrijven over een onderwerp, dat loopt dan niet lekker, en probeert eens iets opnieuw. Een antropoloog die na een veldonderzoek wat losse notities opschrijft, wil daar later misschien een onderdeel van maken van haar proefschrift, maar misschien ook niet. Een strategisch adviseur bedenkt misschien eerst een goede piramide-structuur voor haar aanbevelingen, maar bedenkt een week later dat een ándere piramidestructuur misschien toch beter is.

Wat een schrijver nu nodig heeft, is een instrument waarin en waarmee ze (bijna) net zo snel kan schrijven als dat ze kan denken. Een nieuw document openen mag geen tijd kosten. Bestaande documenten doorzoeken mag geen tijd kosten. Associaties tussen bestaande documenten aanleggen of verbreken mag geen tijd kosten. En ‘tijd kosten’, dat is bij uitstek de vloek van Microsoft Word-gebruik: probeer maar eens 25 Word-documenten naast elkaar en tegelijkertijd te openen.

In de academische wereld zingt al langer de ‘Zettelkasten-methode’ rond, een associatieve schrijfmethode, gepopulariseerd door de veelpublicerende socioloog Niklas Luhmann. Die methode is niet nieuw: al vanaf de vroegmoderne tijd hielden academici hun eigen ‘commonplace’-boek bij. Maar de technologie die het internet mogelijk maakt, maakt het bouwen van een eigen ‘commonplace’-boek een heel stuk makkelijker voor zowel academici en niet-academici. Iemand als Cory Doctorow programmeert zijn eigen digitale Zettelkasten en noemt het de Memex-methode, maar voor wie niet zelf een eigen kleine server kan opzetten en hosten, zijn er voldoende ‘off the shelf’-alternatieven: Evernote, Obsidian, Roam Research en mijn persoonlijke favoriet Capacities zijn slechts enkele voorbeelden.

Er zijn dan nog aanvullende tools per beroepsgroep: academici gebruiken nog een referentie-manager om al hun voetnoten bij te houden, zoals Zotero, EndNote of Mendeley. Schrijvende content producers en journalisten gebruiken tools om het laatste nieuws over een onderwerp onder ogen te krijgen, zoals RSS Feeds en Google Alerts. Onderzoekers kennen de weg naar de relevante databases op hun duimpje, zoals Google Scholar, PubMed de European e-Justice Portal.

Voor schrijven: afhankelijk van iemands workflow is de tip meestal: schrijf in dezelfde tool als het onderzoek en het structureren. Maar dat hoeft niet: er zijn schrijftools die als voordeel hebben dat ze enkele handige foefjes alvast ingebakken hebben voor het soort product wat iemand schrijft. Zo zweren veel romanschrijvers bij Scrivener. Scriptschrijvers gebruiken vaak Celtx of Final Draft. Wetenschappers uit de minder exacte wetenschappen gebruiken wel eens het gratis en open-source Zettlr, ook voor het onderzoek en het structureren.

Voor publiceren: de klassieke manier van publiceren was: stuur je manuscript in Microsoft Word naar een uitgever. Die doet er dan zijn ding mee (meestal: afwijzen, maar als dat niet gebeurt: redigeren, vormgeven en drukken – en de gedrukte exemplaren werden dan verkocht). Maar dankzij de techniek achter het internet kan tegenwoordig iedereen zijn eigen uitgever zijn.
Één van de makkelijkste manieren om schrijfwerk te publiceren is op ‘gehuurde’ media, oftewel: de para-sociale, algoritmische media van Meta, X en weer: Microsoft (namelijk: LinkedIn). Maar voor het publiceren op een para-sociaal, algoritmisch medium geldt hetzelfde als voor het wonen in een sociale huurwoning: naar je formele rechten kun je eigenlijk wel fluiten, en je betaalt met je gezondheid. In het geval van publiceren op Facebook of Linkedin betekent dat dat het totaal onduidelijk is wie wat mag doen met de content die je hebt geschreven, wie er geld voor opstrijkt, en je betaalt met je mentale gezondheid.
Nieuwe para-sociale en algoritmsche media zoals Substack en Medium zijn wat dat betreft nauwelijks beter. Maar het beste is het om gewoon eigen media te bouwen: een eigen website of een eigen nieuwsbrief. Een eigen website is zo gebouwd met WordPress of Ghost, een eigen nieuwsbrief is zo gebouwd met Laposta of Ghost, en een gecombineerde website + nieuwsbrief is zo gebouwd met Ghost.

De meester kiest eerst een doel, dan de instrumenten

In de 21ste-eeuw zijn we een beetje vergeten hoe wij als jager-verzamelaars leefden. Één van de cruciale verschillen tussen de laatmoderne en pre-moderne mens is dit: de pre-moderne mens maakte als eerste zélf haar eigen instrumenten. Heb je geen touw? Dan maak je touw. Heb je geen tang? Dan maak je een tang. Heb je geen hamer om je kip te garen? Dan maak je een hamer om een kip te garen. Of je vindt het vuur uit.

De laatmoderne mens stapt in de auto, rijdt een halve kilometer naar de dichtstbijzijnde bouwmarkt en koopt daar wat er ligt. En het is eigenlijk een klein wonder: veel van de dingen om ons heen zijn gebouwd met vooraf gespecifieerde, uniforme standaarden, zodat een schroevendraaier van maat X ook echt precies past op schroeven van maat X. Maar daardoor zijn we wel iets fundamenteel menselijks verleerd: dat we zelf onze eigen instrumenten kunnen maken, toegespitst op onze eigen doelen.

Vandaar dus dit pleidooi: doe dit niet met ons schrijfwerk. Gebruik niet maar één tool, omdat dat toevallig de enige is die in de winkel ligt. Laat je niet beperken. Zoek eens verder en kijk wat nog meer werkt – en als het even kan: maak je eigen instrumenten.

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *